PANDUAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN K3

Image result for penerapan k3 di perusahaan pertambanganDalam menerapkan Sistem Manajemen K3 (SMK3) ada beberapa bagian yang perlu dilakukan agar SMK3 itu jadi efketif, karena SMK3 memiliki elemen-elemen atau beberapa kriteria tertentu yang perlu di bangun di dalam suatu organisasi atau perusahaan. System Manajemen K3 harus juga dilihat lagi dan ditingkatkan dengan cara terus-terusan di dalam pengerjaannya untuk menanggung kalau sistem itu dapat bertindak dan berperan dengan baik serat berperan pada perkembangan perusahaan. Untuk lebih mempermudah aplikasi standard System Manajemen K3, berikut ini diterangkan tentang beberapa bagian dan langkah-langkahnya. Bagian dan beberapa langkah itu jadi dua bagian besar. 

 

Tahap Persiapan. 

Adalah bagian atau langkah awal yang perlu dilakukan suatu organisasi/perusahaan. Langkah ini melibatkan susunan manajemen dan beberapa personel, dari mulai menyebutkan prinsip s/d kebutuahn sumber daya yang diperlukan, mengenai step persiapan ini, diantaranya : 

  • Prinsip manajemen puncak.
  • Memastikan ruang lingkup
  • Mengambil keputusan cara aplikasi
  • Membuat grup aplikasi
  • Mengambil keputusan sumber daya yang diperlukan 

Tahap pengembangan dan aplikasi. 

Dalam bagian ini diisi beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh organisasi/perusahaan dengan melibatkan banyak personel, dari mulai mengadakan penyuluhan dan melaksakan sendiri aktivitas audit internal dan aksi perbaikannya sampai melakukan sertifikasi. 

 

Langkah 1. Menyebutkan Komitmen 

 

Pernyataan komintmen dan penetapan kebijakan untuk menerapan sebuah System Manajemen K3 dalam organisasi/perusahaan harus dilakukan oleh manajemen puncak. Persiapan System Manajemen K3 akan tidak jalan tidak ada komintmen pada sistem manajemen itu. Manajemen harus betul-betul mengerti kalau merekalah yang paling bertanggungjawab pada kesuksesan atau kegagalan aplikasi System K3. Prinsip manajemen puncak harus dinyatakan tidak cuma dalam kalimat namun harus juga dengan aksi riil agar dapat di ketahui, dipelajari, dihayati dan dikerjakan oleh semua staf dan karyawan perusahaan. Semua karyawan dan staf harus tahu kalau tanggung jawab dalam aplikasi System Manajemen K3 bukanlah masalah bagian K3 saja. Namun dari mulai manajemen puncak sampai karyawan paling rendah. Karenanya sebaiknya manajemen bikin cara untuk mengkomunikasikan komitmennya ke semua deretan dalam perusahaannya. Karenanya perlu di cari waktu yang tepat manfaat mengemukakan prinsip manajemen pada aplikasi System Manajemen K3. 

 

Langkah 2. Mengambil keputusan Cara Aplikasi 

 

Dalam mengaplikasikan SMK3, perusahaan dapat memakai layanan konsultan dengan pertimbangan seperti berikut : 

  • Konsultan yang baik pasti memiliki pengalaman yang banyak dan beragam hingga dapat jadi agen pengalihan ingintahuan dengan cara efisien, hingga dapat memberi referensi yang tepat dalam sistem aplikasi System Manajemen K3.
  • Konsultan yang berdiri sendiri peluang konsultan itu dengan cara bebas dapat memberi umpan balik pada manajemen dengan cara objektif tanpa ada dipengaruhi oleh persaingan antar grup di dalam organisasi/perusahaan.
  • Konsultan terang memiliki waktu yang cukup. Tidak sama dengan tenaga perusahaan yang walau memiliki ketrampilan dalam System Manajemen K3 tetapi karena tekanan beberapa pekerjaan yang lain di perusahaan, mengakibatkan tidak miliki cukup waktu.
  • Sesungguhnya perusahaan/organisasi dapat mengaplikasikan System Manajemen K3 tanpa ada memakai layanan konsultan, bila organisasi yang berkaitan memiliki personel yang cukup dapat untuk mengorganisasikan dan mengarahkan orang. Diluar itu organisasi pastinya telah mengerti dan memiliki pengalaman dalam mengaplikasikan standard System Manajemen K3 ini dan memiliki waktu yang cukup. 

Banyak hal yang perlu diperhatikan untuk memakai layanan konsultan : 

  • Pastikan kalau konsultan yang diambil yaitu konsultan yang benar-benar mumpuni di bagian standard System manajemen K3, bukanlah konsultan dokumen manajemen K3 umum yang lebih memusatkan dianya pada pembuatan dokumen saja.
  • Cermat tentang reputasi dari konsultan itu. Apakah mereka selalu menepati janji yang mereka berikanlah, dapat bekerja bersama, dan yg tidak kalah penting yaitu motivasi tim perusahaan. Kita dapat memohon info dengan cara jati diri client mereka.
  • Pastikan lebih dahulu siapa yang akan diterjunkan sebagai konsultan dalam proyek ini. Hal semacam ini penting sekali karena merekalah yang akan bertandang keperusahaan dan akan memastikan kesuksesan, jadi bukanlah nama besar dari perusahaan konsultan itu. Mintalah waktu untuk berjumpa dengan calon konsultan yang mereka kemukakan dan perusahaan bisa bebas menilainya. Pertimbangan apakah tim perusahaan ingin terima dan dapat bekerja bersama dengannya.
  • Cermat apakah konsultan itu sudah memiliki pengalaman menolong perusahaan semacamnya sampai memperoleh sertifikat. Walau hal semacam ini bukanlah jadi patokan mutlak walau demikian pengalaman mengatasi usaha semacam semakin lebih baik dan memudahkan konsultan dalam mengerti sistem organisasi perusahaan itu.
  • Pastikan waktu dari konsultan berkaitan dengan kesibukannya menagani client yang lain. Biasanya konsultan akan tidak bertandang sehari-hari tetapi 3-4 hari selama satu bulan. Makan pastikan jumlah hari bertandang konsultan itu sebelumnya mengawali kontrak kerja sama. 

Langkah 3. Membuat Grup Kerja Aplikasi. 

 

Bila perusahaan akan membuat grup kerja baiknya anggota grup kerja itu terdiri atas seseorang wakil dari setiap unit kerja. Biasanya manajer unit kerja, hal semacam ini penting karena merekalah yang pastinya paling bertanggungjawab pada unit kerja yang berkaitan. 

 

Peran anggota kelompok 

 

Dalam sistem aplikasi ini maka perenan anggota grup kerja yaitu : 

  • Jadi agen pergantian sekaligus fasilisator dalam unit kerjanya. Merekalah yang pertama-tama mengaplikasikan System Manajemen K3 ini di unit-unit kerjanya termasuk merobah cara dan rutinitas lama yg tidak mendukung aplikasi system ini. Diluar itu mereka akan melatih dan menerangkan mengenai standard ini termasuk mnafaat dan konsekwensinya.
  • Melindungi ketekunan dari aplikasi System Manajemen K3, baik melalui tinjauan keseharian ataupun berkala.
  • Jadi penghubung pada manajemen dan unti kerjanya. 

Tanggung jawab dan pekerjaan anggota grup kerja 

 

Tanggung jawab dan beberapa pekerjaan yang perlu dilakukan oleh anggota grup kerja yaitu : 

  • Ikuti kursus komplit dengan standard System Manajemen K3.
  • Melatih staf dalam unit kerjanya sesuai keperluan.
  • Melakukan latihan pada system yang berjalan dibanding dengan system standard System Manajemen K3.
  • Melakukan tinjauan pada system yang berjalan dibanding dengan system standard System Manajemen K3.
  • Bikin bagan alir yang menerangkan mengenai keterlibatan unit kerjanya dengan elemen yang ada dalama standard System Manajemen K3.
  • Bertanggungjawab untuk meningkatkan sistem sesuai sama elemen yang berkaitan dalam unit kerjanya. Sebagai contoh, anggota grup kerja wakil dari divisi suber daya manusia bertanggungjawab untuk kursus dan sebagainya.
  • Melakukan apa yang sudah ditulis dalam dokumen baik diunit kerjanya sendiri ataupun perusahaan.
  • Turut dan sebagai anggota tim audit internal.
  • Bertanggungjawab untuk mempromosikan standard System Manajemen K3 dengan cara menerus baik di unit kerjanya sendiri ataupun di unit kerja lain dengan cara berkelanjutan dan berbarengan pelihara aplikasi systemnya. 

Kwalifikasi anggota grup kerja 

 

Dalam memberikan anggota grup kerja sesungguhnya tak ada ketetapan kwalifikasi yang baku. Akan tetapi untuk mempermudah dalam penentuan anggota grup kerja, manajemen memperhitungkan personel yang : 

  • Memiliki skala kecerdasan yang cukup hingga dapat berpikir dengan cara rencanatual dan berimajinasi.
  • Rajin dan berusaha keras.
  • Suka belajar termaksud sukai membaca buku-buku mengenai standard System Manajemen K3.
  • Dapat bikin bagan alir dan menulis.
  • Disiplin dan tepat waktu.
  • Memiliki pengalaman kerja cukup di dalam unit kerjanya hingga kuasai dari sisi operasional.
  • Dapat berkomunikasi dengan efisien dalam presentasi dan kursus.
  • Memiliki waktu cukup dalam menolong melaksakan proyek aplikasi standard System Manajemen K3 diluar beberapa pekerjaan intinya. 

Jumlah anggota grup kerja 

 

Tentang jumlah anggota grup kerja dapat beragam bergantung dari besar kecilnya lingkup aplikasi – biasanya jumlah aplikasi anggota grup kerja sekitar delapan orang. Yang tentu jumlah anggota grup kerja ini harus dapat meliputi semua elemen seperti disyaratkan dalam System Manajemen K3. Pada intinya setiap anggota grup kerja dapat merangkap dalam working group, dan working group tersebut barangkali hanya sendiri dari satu atau dua orang. Grup kerja akan diketuai dan dikoordinir oleh seseorang ketua grup kerja, biasanya dirangkap oleh manajemen representatif yang ditunjuk oleh manajemen puncak. 

 

Selain itu untuk mengawal dan mengarahkan grup kerja maka baiknya dibuat panitia pengarah (Steering Committee), yang biasanya terdari dari beberapa anggota manajemen, mengenai pekerjaan panitia ini yaitu memberi arahan, mengambil keputusan kebijakan, tujuan dan sebagainya yang menyangkut kebutuhan organisasi keseluruhannya. Dalam sistem aplikasi ini maka grup kerja aplikasi akan bertanggungjawab dan melaporkan Panitia Pengarah. 

 

Grup kerja penunjang 

 

Bila diperlukan, perusahaan yang bertaraf besar ada yang membuat grup kerja penunjang dengan pekerjaan menolong kelancaran kerja grup kerja aplikasi, terutama untuk pekerjaan yang berbentuk tehnis administrative. Misalnya menyatukan catatan-catatan K3 dan manfaat administrative yang lain seperti pengetikan, penggandaan dan sebagainya. 

 

Langkah 4. Mengambil keputusan Sumber Daya Yang Diperlukan 

 

Sumber daya di sini meliputi orang/personel, peralatan, waktu dan dana. Orang yang disebut yaitu sebagian orang yang diangkat dengan cara resmi di luar beberapa pekerjaan pokoknya dan ikut serta penuh dalam sistem aplikasi. Peralatan yaitu pentingnya menyiapkan peluang ruangan penambahan untuk menaruh dokumen atau computer penambahan untuk memproses dan menaruh data. Tidak kalah pentingnya yaitu waktu. Waktu yang diperlukan tidaklah sedikit terlebih untuk orang yang ikut serta dalam aplikasi, mulai ikuti rapat, kursus, pelajari beberapa bahan pustaka, menulis dokumen mutu sampai hadapi aktivitas audit assessment. Aplikasi System Manajemen K3 bukan hanya aktivitas yang bisa berjalan dalam satu atau dua bln. saja. Karenanya selama lebih kurang setahun perusahaan harus siap hadapi masalah arus kas karena waktu yang semestinya dikonsentrasikan untuk memproduksikan atau beroperasi banyak terserap ke sistem aplikasi ini. Kondisi seperti ini sebenarnya dapat dijauhi dengan rencana dan pengelolaan yang baik. Sesaat dana yang di butuhkan yaitu dengan membayar konsultan (apabila memakai konsultan), instansi sertifikasi, dan biaya untuk kursus karyawan di luar perusahaan. 

 

Selain itu juga perlu diliat apakah dalam aplikasi System Manajemen K3 ini perusahaan harus sediakan perlengkapan khusus yang sampai kini belum dipunyai. Sebagai contoh yaitu : jika perusahaan memiliki kompresor dengan kebisingan di atas rata-rata, karena sesuai sama kriteria System Manajemen K3 yang mengharuskan ada ingindalian kemungkinan dan bahaya yang diakibatkan, perusahaan pasti harus sediakan perlengkapan yang bisa menyingkirkan/kurangi tingkat kebisingan itu. Alat pelindung diri seperti pakaian dan sepatu safety. Alat pengukur tingkat kebisingan harus juga disiapkan, dan alat ini harus dikalibrasi. Oleh karenanya besarnya dana yang di keluarkan untuk perlengkapan ini bergantung pada semasing perusahaan. 

 

Langkah 5. Aktivitas penyuluhan 

 

Aplikasi System Manajemen K3 yaitu aktivitas dari dan untuk keperluan personel perusahaan. Oleh karenanya harus di bangun rasa ada keikutsertaan dari semua karyawan dalam perusahan memlalui program penyuluhan. 

 

Aktivitas ini harus diarahkan untuk meraih maksud, diantaranya : 

  • Menyamai persepsi dan motivasi pada pentingnya aplikasi System Manajemen K3 untuk kemampuan perusahaan.
  • Bangun prinsip menyeluruh dari mulai direksi, manajer, staf dan semua deretan dalam perusahaan untuk bekerja bersama dalam mengaplikasikan standard sistem ini.
  • Aktivitas penyuluhan ini dapat dilakukan dengan cara-cara, misalnya dengan pernyataan prinsip manajemen, melalui ceramah, surat edaran atau pembagian buku-buku yang berkaitan dengan System Manajemen K3. 

Pernyataan prinsip manajemen 

 

Dalam aktivitas ini, manajemen menyatukan semua karyawan dalam acara khusus. Lalu manajemen mengemukakan sambutan yang berisi, diantaranya : 

  • Pentingnya keselamatan dan kesehatan kerja untuk keberlangsungan dan perkembangan perusahaan.
  • Kalau System Manajemen K3 telah banyak diaplikasikan di beberapa Negara dan telah jadi keharusan perusahaan-perusahaan di Indonesia.
  • Kalau manajemen sudah mengambil keputusan dan menginginkan keikutsertaan dan prinsip setiap orang dalam perusahaan sesuai pekerjaan dan jabatan semasing.
  • Kalau manajemen akan selekasnya membuat tim kerja yang diambil dari setiap bagian di dalam perusahaan.
  • Perlu juga diterangkan oleh manajemen puncak mengenai batas waktu kapan sertifikasi sistem manajemen k3 harus dicapai, misalnya pada saat lagi th. perusahaan mendatang. Sudah pasti pernyataan seperti ini harus mempertimbangkan kensekuensi kalau sertifikasi diinginkan dapat didapat dalam batas waktu itu. Hal semacam ini penting karena menyangkut kredibilitas manajemen dan waktu grup kerja.

Pelatihan awareness sistem manajemen K3 

 

Pelatihan singkat tentang apakah itu Sitem Manajemen K3 perlu dilakukan manfaat memberi dan menyamai persepsi dan menghindari kesimpang siuran info yang bisa memberi kesan salah dan menyesatkan. Peserta kursus yaitu semua karyawan yang dihimpun di suatu tempat dan lalu pembicara diundang untuk menerangkan System Manajemen K3 dengan cara ringkas dan dalam bhs yang simpel, hingga dapat mengunggah semangat karyawan untuk mengaplikasikan standard System Manajemen K3. Aktivitas awareness ini apabila mungkin dapat dilakukan dengan cara berbarengan untuk semua karyawan dan di sampaikan singkatnya dan tidaklah terlalu lama. 

 

Dalam awareness ini dapat di sampaikan materi mengenai : 

  • Latar belakang dan type System Manajemen K3 yang sesuai sama organisasi.
  • Alasan kenapa standard System Manajemen K3 ini penting untuk perusahaan dan faedahnya.
  • Tentang elemen, dokumentasi dan sertifikasi singkatnya.
  • Bagaimana aplikasinya dan peran setiap orang dalam aplikasi itu.
  • Diselenggarakan bertanya jawab.
  • Membagikan bahan bacaan 

Bila kursus awareness hanya dilakukan sekali saja, tetapi bahan bacaan berbentuk buku atau selebaran dapat di baca karyawan dengan cara berkali-kali. Karenanya perlu di cari buku-buku yang baik dalam arti ringkas sebagai penambahan dan berbentuk memberi pemahaman yang terukur, hingga setiap karyawan suka untuk membacanya. Jika sangat mungkin buat selebaran atau bulletin yang dapat diedarkan berkala sepanjang masa aplikasi berjalan. Lebih baik lagi bila selebaran itu diperuntukkan pada perseorangan dengan menulis nama mereka satu persatu, agar setiap orang merasa dianya dikira bertindak dalam aktivitas ini. Dengan makin banyak info yang didapatkan pada karyawan pastinya itu lebih baik – biasanya permasalahan akan nampak karena kurangnya info. Info ini penting sekali karena ketika melakukan assessment, auditor bukan sekedar ajukan pertanyaan pada manajemen saja, namun juga pada kebanyakan orang. Untuk baiknya setiap orang betul-betul memahami dan tahu jalinan standard System Manajemen K3 ini dengan pekerjaan keseharian. 

 

Langkah 6. Peninjauan system 

 

Grup kerja aplikasi yang sudah dibuat lalu mulai bekerja untuk meninjau sistem yang tengah berjalan dan lalu dibanding dengan kriteria yang ada pada System Manajemen K3. Peninjauan ini dapat dilakukan melalui dua cara yakni dengan meninjau dokumen prosedur dan meninjau proses. 

  • Apakah perusahaan telah ikuti dan melakukan dengan cara berkelanjutan prosedur atau instruksi kerja dari OHAS 18001 atau Permenaker 05/men/1996.
  • Perusahaan belum memiliki dokumen, namun telah mengaplikasikan beberapa atau semua kriteria dalam standard System Manajemen K3.
  • Perusahaan belum memiliki dokumen dan belum mengaplikasikan kriteria standard System Manajemen K3 yang diambil. 

Langkah 7. Pengaturan jadwal kegiatan 

 

Setelah melakukan peninjauan sistem maka grup kerja dapat membuat suatu jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas dapat disusun dengan memperhitungkan beberapa hal berikut : 

 

Ruang lingkup pekerjaan 

Dari hasil tinjauan system akan memberikan beberapa banyak yang perlu disediakan dan berapakah lama setiap prosedur itu akan di check, disempurnakan, di setujui dan diaudit. Makin panjang daftar prosedur yang perlu disediakan, makin lama waktu aplikasi yang diperlukan. 

 

Kekuatan wakil manajemen dan grup kerja aplikasi 

Kekuatan di sini dalam soal membagi dan sediakan waktu. Seperti di ketahui kalau pekerjaan aplikasi tidaklah hanya satu pekerjaan beberapa anggota grup kerja dan manajemen representative. Mereka masihlah memiliki pekerjaan dan tanggung jawab lain di luar aplikasi standard System Manajemen K3 yang terkadang juga sama pentingya dengan aplikasi standard ini. Hal semacam ini menyangkut keberlangsungan usaha perusahaan seperti pencapaian tujuan penjualan, penuhi jadwal dan taget produksi. 

 

Kehadiran proyek 

Khusus untuk perusahaan yang kegiatanya berdasar pada proyek (misalnya kontraktor dan pengembangan), maka ketika membuat jadwal kehadiran asesor tubuh sertifikasi, pastikan kalau ketika asesor datang proyek yang tengah ditangani. 

 

Langkah 8. Pengembangan System Manajemen K3 

 

Beberapa aktivitas yang perlu dilakukan dalam step pengembangan System Manajemen K3 diantaranya meliputi dokumentasi, pembagian grup, pengaturan bagan air, penulisan manual System Manajemen K3, Prosedur, dan instruksi kerja. 

 

Langkah 9. Aplikasi System 

 

Setelah semua dokumen usai di buat, maka setiap anggota grup kerja kembali pada semasing bagian untuk mengaplikasikan sistem yang ditulis. Mengenai cara aplikasinya yaitu : 

  • Anggota grup kerja menyatukan semua stafnya dan menerangkan tentang isi dokumen itu. Peluang ini bisa pula dipakai untuk memperoleh beberapa input dari lapangan yang berbentuk tehnis operasional.
  • Anggota grup kerja berbarengan staf unit kerjanya mulai coba mengaplikasikan beberapa hal yang sudah ditulis. Setiap kekurangan atau kendala yang didapati harus dicatat sebagai input untuk menyempurnakan sistem.
  • Menyatukan semua catatan K3 dan rekaman terdaftar yang disebut bukti proses beberapa hal yang sudah ditulis. Rentang waktu untuk mengaplikasikan sistem ini baiknya tidak kurang dari tiga bln. hingga cukup mencukupi untuk menilainya efisien tidaknya sistem yang sudah diperkembang tadi. Tiga bln. ini telah termasuk waktu yang dipakai untuk menyempurnakan sistem dan memodifikasi dokumen.
  • Dalam praktik pengerjaannya, maka grup kerja tidak harus menanti semua dokumen usai. Demikian satu dokumen usai telah meliputi salah satu elemen standard maka aplikasi telah dapat diawali ditangani. Sesaat sistem aplikasi sistem berjalan, grup kerja dapat tetaplah melakukan pertemuan berkala untuk memonitor kelancaran sistem aplikasi sistem ini. Jika beberapa langkah yang terdahulu sudah dapat digerakkan dengan baik maka sistem sistem ini relative lebih mudah dikerjakan. Aplikasi sistem ini harus dikerjakan sekurang-kurangnya tiga bln. sebelumnya proses audit internal. Waktu tiga bln. ini diperlukan untuk menyatukan bukti-bukti (berbentuk rekaman terdaftar) dengan cara mencukupi dan untuk melakukan penyempurnaan sistem dan modifikasi dokumen. 

Langkah 10. Sistem sertifikasi 

 

Ada beberapa instansi sertifikasi System Manajemen K3. Misalnya Sucofindo melakukan sertifikasi pada Permenaker 05/Men/1996. Tetapi Untuk OHSAS 18001 : 1999 organisasi bebas memastikan instansi sertifikasi manapun yang dikehendaki. Karenanya organisasis dianjurkan untuk memilih instansi sertifikasi OHSAS 108001 yang paling tepat.

Write a comment

Comments: 6